Der er følgende trin, når du ansøger om specialpædagogisk støtte (SPS) til en elev eller studerende:
- Identifikation af støttebehov
- Indhente underskrevet samtykkeblanket fra eleven eller den studerende
- Ansøge om støtte i ansøgningssystemet SPS2005
- Styrelsens behandling af ansøgning og tildeling af støtte
- Bestilling og igangsættelse af støtten
- Levering af hjælpemiddel fra leverandør samt kontrol
- Udlevering af hjælpemiddel og underskrift på udlånserklæring
- Betale faktura og søge om refusion
1. Identifikation af støttebehov
Som SPS-ansvarlig kan du hjælpe eleven eller den studerende med at sætte ord på de udfordringer, der følger med funktionsnedsættelsen. Sammen kan I afdække, hvad der skal til for at skabe de bedste muligheder for at kompensere for funktionsnedsættelsen. Samtalen kan gøre det lettere for dig som SPS-ansvarlig at beskrive den konkrete støtte, der skal ansøges om.
Samtalen ligger til grund for en beslutning om hvilke støtteformer, der skal ansøges om til eleven eller den studerende. Der kan være en kontaktlærer eller en anden form for bisidder med til samtalen.
Eleven eller den studerende kan få støtte i forhold til de studieaktiviteter, som eleven eller den studerende ikke kan udføre på lige fod med andre på grund af funktionsnedsættelsen.
Du skal oprette en ansøgning i det digitale ansøgningssystem SPS2005 senest 14 dage efter, at uddannelsesstedet er blevet opmærksomt på, at der er et støttebehov.
2. Indhente underskrevet samtykkeblanket fra eleven eller den studerende
Inden du opretter en ansøgning skal eleven eller den studerende underskrive en samtykkeblanket.
Find samtykkeblanket på spsu.dk
3. Ansøge om støtte i SPS2005
SPS2005 er det system, du skal bruge til at oprette ansøgninger. Det er her, du kan se, om en ansøgning er blevet godkendt, eller om der er givet afslag.
Læs, hvordan du får adgang til SPS2005 på spsu.dk
Jo flere oplysninger vi har at træffe afgørelsen på, jo bedre
Ansøgningen skal præcist beskrive de vanskeligheder og barrierer, eleven eller den studerende er stillet over for i det kommende eller indeværende semester.
Indstillingen skal derfor tydeligt beskrive:
- de udfordringer og barrierer eleven eller den studerende oplever i forbindelse med uddannelsen som følge af funktionsnedsættelsen
- hvordan man vil kompensere for funktionsnedsættelsen med den ansøgte støtte
Det gør sig især gældende, når der bliver ansøgt om støttetimer. Det er for eksempel ikke nok at skrive, at eleven har angst, og at der derfor søges om studiestøttetimer. Her er der brug for en uddybende beskrivelse af, hvilke problematikker eleven oplever på grund af angsten, og hvilke elementer I forestiller jer, at støtten skal bestå af. Det er vigtigt, at det fremgår af indstillingen, hvor mange timer, der søges om.
Den gode ansøgning
Når du skal skrive en indstilling kan du tage udgangspunkt i de 3 h’er, nemlig
- hvad søges der om
- hvorfor søges der om denne støtteform, herunder dokumentation for funktionsnedsættelsen
- hvordan skal støtten konkret kompensere eleven eller den studerende
De generelle betingelser for at få SPS er:
- at behovet for støtte er fagligt velbegrundet
- at støtten er nødvendig for at kompensere for funktionsnedsættelsen (eller tilsvarende svære vanskeligheder på ungdomsuddannelse) for at kunne gennemføre uddannelsen
- at det er muligt at kompensere eleven eller den studerende for vanskelighederne
- at det kan lade sig gøre at tilvejebringe støtten
Læs trin-for-trin vejledning til, hvordan du opretter en ansøgning på spsu.dk
Se videovejledning til, hvordan du opretter en ansøgning på spsu.dk (video)
4. Behandling af ansøgning og tildeling af støtte
Når styrelsen har modtaget ansøgningen og dokumentation for funktionsnedsættelsen i SPS2005, bliver der taget stilling til, hvad der kan bevilges.
Hvis du har søgt om støtte med automatisk tildeling vil der umiddelbart efter, at ansøgningen er sendt, være en bevilling, som kan ses i bevillingsbilledet i SPS2005.
Afgørelsen bliver sendt til eleven eller den studerende i e-Boks. Hvis støtten er bevilget, får eleven eller den studerende at vide, at han/hun skal henvende sig til den SPS-ansvarlige på uddannelsesstedet, som bestiller støtten og sætter den i gang.
Den SPS-ansvarlige kan finde afgørelsen i SPS2005.
5. Bestilling og igangsættelse af støtten
Når støtten er blevet bevilget, skal du som SPS-ansvarlig bestille støtteformen i SPS2005. Her kan du også se, hvilke leverandører der yder den støtteform, der er bevilget.
Du bestiller hjælpemidler og andre støtteformer hos leverandørerne via SPS2005.
De fleste bestillinger sker i SPS2005 via bestillerfunktionen.
Læs trin-for-trin vejledning til, hvordan du bestiller hjælpemidlet eller anden støtte på spsu.dk
Se videovejledning til, hvordan du bestiller hjælpemidlet eller anden støtte på spsu.dk (video)
6. Levering af hjælpemiddel fra leverandør samt kontrol
Hjælpemidler skal leveres til uddannelsesstedets adresse, så du kan kontrollere, at der er overensstemmelse mellem de bestilte hjælpemidler og de hjælpemidler, som er modtaget fra leverandøren.
7. Udlevering af hjælpemiddel og underskrift på udlånserklæring
Hjælpemidlet udleveres til eleven eller den studerende og i den forbindelse skal eleven eller den studerende underskrive en udlånserklæring.
Find udlånserklæring på spsu.dk.
Du skal registrere i SPS2005, at udlånserklæringen er underskrevet, før du kan søge om refusion for hjælpemidlet.
Sådan registrer du i SPS2005, at udlånserklæringen er underskrevet - se nederst i vejledingen
8. Betale faktura og søge om refusion
Læs om refusion af udgifter på spsu.dk
- Udlevere hjælpemiddel til eleven eller den studerende
- Eleven eller den studerende skal underskrive en udlånserklæring
- Refusion af udgifter
Tjekliste for procedure i forbindelse med hjælpemidler
Styrelsen anbefaler, at uddannelsesstedet udarbejder en skriftlig procedure for ansøgning, modtagelse, betaling af faktura, refusion, udlevering og returnering af hjælpemidler.
Formålet med proceduren er, at uddannelsesstedet får overblik over arbejdsgange og ansvar. Formålet er også, at uddannelsesstedet overholder gældende regler om modtagelse, betaling og refusion i forbindelse med modtagelse af hjælpemidler.
Tjeklisten er en støtte til uddannelsesstedets administrative procedure for hjælpemidler og kan tilrettes det enkelte uddannelsessted.
Download "Tjekliste for procedure i forbindelse med hjælpemidler" (pdf)
Hvis støtten ikke bliver bevilget
Der kan være flere grunde til, at ansøgningen ikke bliver godkendt. Ofte handler det om, at de oplysninger, som vi har fået om betydningen af støtten for eleven eller den studerende, er mangelfulde.
Det er muligt for eleven eller den studerende at klage over afgørelsen. Hvis eleven eller den studerende er under 18 år, kan forældrene klage på vegne af vedkommende.