Det er uddannelsesstedet, der lægger ud for betaling af støtte og hjælpemidler. Når uddannelsesstedet har afholdt en udgift, kan du søge om refusion.
Der er tre trin, når du søger om refusion:
- Uddannelsesstedet afholder en udgift. Det kan være en faktura fra en leverandør eller støttetimer og instruktionstimer afholdt af uddannelsesstedet.
- Du opretter en refusionsanmodning og en kollega frigiver refusionsanmodningen.
- Udgiften bliver refunderet.
Refusion for en faktura fra en leverandør
Når du modtager en faktura fra en leverandør, skal du tjekke, om fakturaen er korrekt i forhold til den ydelse, der er leveret. Du skal også kontrollere at fakturaen stemmer med bevillingen i SPSA. Vi kan ikke refundere udgifter, der overstiger det beløb, der er blevet bevilget.
Når fakturaen er tjekket, kan du betale leverandøren.
Læs om fristen for, hvornår du senest kan søge om refusion under overskriften 'Fristen på 30 dage må ikke overskrides'.
Refusion for støttetimer og instruktionstimer afholdt af uddannelsesstedet
Du kan søge om refusion for støttetimer og instruktionstimer, når timerne er afholdt.
Det bevilgede antal timer er et maksimum for det antal timer, den enkelte elev eller studerende bliver tilbudt, og som vi efterfølgende kan refundere. Du må kun søge om refusion for det antal timer, som faktisk er afholdt.
Du kan søge om refusion for det antal timer, som eleven eller den studerende har modtaget, altså konfrontationstid mellem støttegiver og elev eller studerende. Du kan ikke søge om refusion for tid til administration, forberedelse og lignende.
Eksempel: Der er bevilget 20 støttetimer til perioden januar til juli. Der er afholdt 10 støttetimer, og du må derfor kun søge om refusion for de 10 støttetimer, som faktisk er afholdt.
Læs om fristen for, hvornår du senest skal søge om refusion under overskriften 'Fristen på 30 dage må ikke overskrides'.
Dokumentation for afholdte timer
Det er nødvendigt, at uddannelsesstedet kan dokumentere, hvor mange timer, der er afholdt.
Uddannelsesstedet skal kunne fremvise dokumentation for afholdte timer, for eksempel i forbindelse med tilsyn eller genansøgning.
Krav til dokumentation for afholdte støttetimer eller instruktionstimer
Styrelsen for Undervisning og Krav stiller følgende krav til dokumentation for afholdte timer:
- Det skal fremgå, hvilken dato timerne er afholdt, samt hvor mange timer, der er afholdt.
- Uddannelsesstedet skal sørge for, at der er indhentet en skriftlig bekræftelse fra eleven eller den studerende om, at eleven eller den studerende er enig i, at timerne er afholdt.
Eleven eller den studerende kan for eksempel bekræfte via mail eller i et it-system, at timerne er afholdt. Eleven eller den studerende kan også bekræfte, at timerne er afholdt ved at skrive under på en timeseddel.
Eleven eller den studerende kan løbende bekræfte, at støttetimerne er afholdt, men kan også give en samlet bekræftelse en gang pr. halvår.
- Det skal fremgå af dokumentationen, hvis dele af de timer, der er søgt refusion for vedrører timer, hvor eleven eller den studerende er udeblevet eller har aflyst aftalen efter fristen. Læs om, i hvilke tilfælde der kan søges refusion for aflyste timer under ´Når eleven eller den studerende udebliver eller aflyser en aftale´.
Timeseddel
Vi stiller en timeseddel til registrering af timer til rådighed, som uddannelsesstedet kan vælge at bruge som dokumentation. Vi stiller ikke krav om, at uddannelsesstedet anvender blanketterne, så længe kravene til dokumentation er opfyldt.
Download Timeseddel til registrering af afholdte studiestøttetimer og instruktionstimer for ungdomsuddannelser, FGU og VEU (pdf) 
Lyt
Download Timeseddel til registrering af afholdte faglige støttetimer for videregående uddannelser (pdf) Lyt
Når uddannelsesstedet anvender en ekstern leverandør til at yde støttetimer
Når styrelsen giver en bevilling til, at uddannelsesstedet selv kan afholde støttetimer med en elev eller studerende, kan uddannelsesstedet vælge at indgå en aftale med en ekstern leverandør om at levere støttetimerne, hvis uddannelsesstedet vurderer det hensigtsmæssigt.
Uddannelsesstedet er ansvarlig for, at den eksterne leverandør har de rette kvalifikationer og kendskab til indholdet i uddannelsen til at kunne varetage støtten. Uddannelsesstedet er også ansvarlig for, at kravene til dokumentation for afholdte støttetimer er overholdt, som de er beskrevet ovenfor.
Refusionsanmodning, 30-dages frist og betalingsdato
Når fakturaen er betalt eller uddannelsesstedet har afholdt støttetimer og instruktionstimer, opretter du en refusionsanmodning i SPSA.
Fristen på 30 dage må ikke overskrides
Når uddannelsesstedet har betalt en faktura fra en af styrelsens leverandører, har du 30 dage til at oprette og frigive en refusionsanmodning i SPSA.
En refusionsanmodning bliver først frigivet i SPSA, når to medarbejdere på uddannelsesstedet har henholdsvis oprettet og frigivet refusionsanmodningen. Hvis fristen på de 30 dage bliver overskredet, kan styrelsen ikke udbetale refusion.
Hvordan opgøres de 30 dage, når uddannelsesstedet selv leverer støtten?
Hvis uddannelsesstedet selv leverer støttetimer eller instruktionstimer, og timerne indgår som en del af støttegiverens timenorm, vil afregningen i de fleste tilfælde ske gennem den månedlige lønudbetaling til støttegiveren. I disse tilfælde kan uddannelsesstedet vælge en af følgende tilgange:
- Uddannelsesstedet søger refusion en gang om måneden, når medarbejderen har fået udbetalt løn. Det vil sige, at du har 30 dage fra lønnen er udbetalt til at søge refusion for de afholdte timer i den pågældende måned.
- Uddannelsesstedet søger refusion for hele bevillingsperioden på en gang ved bevillingsperiodens udløb. Det vil sige, at du har 30 dage fra bevillingsperiodens udløb til at søge refusion for de afholdte timer i den pågældende bevillingsperiode.
Eksempel: Der er bevilget 20 støttetimer til perioden januar til juli. I dette tilfælde skal du oprette en refusionsanmodning, og sørge for at den bliver frigivet, senest den 30. august.
Hvornår kan du tidligst søge refusion?
Når uddannelsesstedet anvender en ekstern leverandør, kan uddannelsesstedet tidligst søge om refusion, når uddannelsesstedet har betalt fakturaen fra leverandøren. Hvis uddannelsesstedet selv leverer støtten, kan uddannelsesstedet tidligst søge om refusion fra det tidspunkt, hvor støttegiveren har fået udbetalt løn for timerne.
Oplys den rigtige betalingsdato
Når du opretter en refusionsanmodning, skal du oplyse betalingsdatoen. Betalingsdatoen er den dato, hvor fakturaen er blevet betalt.
Hvis uddannelsesstedet selv leverer støtten kan betalingsdatoen enten være den dato lønnen til støttegiveren er udbetalt eller den dato bevillingen gælder til.
Eksempel: Der er bevilget 20 støttetimer til perioden januar til juli. Hvis du vælger at søge refusion på en gang, vil betalingsdatoen være den 31. juli.
Opret og frigiv en refusionsanmodning
Læs eller se vejledning til, hvordan du opretter en refusionsanmodning i SPSA (spsu.dk)
Læs eller se vejledning til, hvordan du frigiver en refusionsanmodning i SPSA (spsu.dk)
Udgiften bliver refunderet
Udbetaling af tilskud sker som udgangspunkt en gang om ugen. Styrelsen kan maksimalt udbetale et tilskud svarende til bevillingen.
Refusion ved aflysning af timer, hvor uddannelsesstedet yder støtten
Når en elev eller studerende aflyser et planlagt møde til studiestøtte, instruktion eller faglige støttetimer har uddannelsesstedet mulighed for at søge om refusion for op til ½ time under visse forudsætninger.
Du kan søge om refusion, hvis eleven eller den studerende ikke møder op, eller aflyser aftalen senere end 24 timer før den aftalte tid.
Det er dog en betingelse for at modtage refusion, at støttegiveren ikke kan udnytte tiden til andet arbejde. Hvis støttegiver er ansat på uddannelsesstedet, forventer vi som udgangspunkt, at medarbejderen kan anvende tiden til andet arbejde. Hvis det ikke er tilfældet, kan uddannelsesstedet søge om refusion for maksimalt ½ time.
Uddannelsesstedet skal kunne dokumentere de aflyste timer for eleven eller den studerende og styrelsen. Dokumentationen kan for eksempel bestå i en mail fra eleven eller den studerende om aflysningen eller et notat fra støttegiver om, at eleven eller den studerende er udeblevet fra aftalen.
Vi forventer, at uddannelsesstedet påtager sig et ansvar for opsøgende arbejde over for elever eller studerende, der ofte udebliver fra støtten.
Refusion ved aflysning af timer, hvor støtten ydes af en leverandør
Hvis en elev eller studerende aflyser en planlagt aftale hos en af styrelsens leverandører, er det reguleret i de enkelte aftaler mellem styrelsen og leverandøren i hvilke tilfælde leverandøren kan fakturere uddannelsesstedet for udgiften. Hvis leverandøren er berettiget til betaling på trods af aflysningen, vil uddannelsesstedet modtage en faktura fra leverandøren.
På nogle områder vil uddannelsesstedet desuden blive kontaktet af leverandøren, hvis der er behov for, at uddannelsesstedet ansøger om en ny bevilling, det kan for eksempel være i forbindelse med en test for ordblindhed.
Refusion for timer afholdt i undervisningen eller på SPS-hold
Når du søger om refusion for studiestøttetimer eller instruktionstimer afholdt i undervisningen eller på SPS-hold, skal der tages højde for de ´stordriftsfordele´, der er forbundet med at tilrettelægge støtten på den måde.
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet yder refusion for det faktiske timeforbrug. Udgifterne for de afholdte timer skal derfor fordeles mellem de enkelte elever eller studerendes bevillinger, når du søger om refusion.
Et hold kan bestå af to til flere deltagere. Uddannelsesstedet kan vælge at bemande holdet med en eller flere støttegivere, afhængig af holdets størrelse, deltagernes vanskeligheder og indholdet.
Refusion for timer brugt til deltagelse i workshop
Du kan søge om refusion for de timer, som støttelæreren bruger i forbindelse med deltagelse i en workshop (lønudgiften). Når støttelæreren har fået udbetalt løn for den arbejdstid, der er brugt til deltagelse i en workshop, kan du søge om refusion for 3 timer. Betalingsdatoen er den dag, lønnen er udbetalt.
Uddannelsesstedet skal kunne dokumentere, at støttelæreren har deltaget i en workshop.
Når en studiementor har deltaget i en workshop, sender leverandøren en faktura, som dækker studiementors løn i forbindelse med deltagelse i en workshop. Når du har betalt fakturaen, kan du søge om refusion i SPSA.
Leverandøren sender faktura for workshops direkte til styrelsen, og du kan derfor ikke se en bevilling til workshop i SPSA.
Uddannelsesstedet eller leverandøren skal til enhver tid kunne fremvise dokumentation for afholdte timer til styrelsen, eksempelvis i forbindelse med tilsyn eller genansøgning.
Refusion for timer brugt til deltagelse i individuel supervision
Du kan søge om refusion for de timer, som støttelæreren bruger i forbindelse med deltagelse i individuel supervision (lønudgiften). Når støttelæreren har fået udbetalt løn for den arbejdstid, der er brugt til deltagelse i individuel supervision, kan du søge om refusion.
Betalingsdatoen er den dag, lønnen er udbetalt. Du kan kun søge om refusion for det faktiske antal timer, der er blevet brugt til supervision. Det betyder, at hvis støttelæreren kun har deltaget i en times supervision, kan du kun søge om refusion for en time, selvom der er bevilget 3 timer.
Uddannelsesstedet skal kunne dokumentere, at støttelæreren har deltaget i individuel supervision.
Når en studiementor har deltaget i supervision, sender leverandøren en faktura, som dækker studiementors løn i forbindelse med deltagelse i individuel supervision. Når du har betalt fakturaen, kan du søge om refusion i SPSA.
Uddannelsesstedet eller leverandøren skal til enhver tid kunne fremvise dokumentation for afholdte timer til styrelsen, eksempelvis i forbindelse med tilsyn eller genansøgning.
Refusion i forbindelse med reparation af hjælpemiddel
Du vil enten få en faktura på en reparation, hvis fejlen har kunnet udbedres, eller en faktura på et nyt hjælpemiddel (ombytning).
Uddannelsesstedet skal betale fakturaen og kan efterfølgende få refusion.
Du skal oprette en ansøgning og skrive i ansøgningen, hvilket udstyr der er blevet repareret, for eksempel ´Reparation af pc´. Du skal også oplyse fakturabeløbet eksklusiv moms. Du skal vedhæfte fakturaen i SPSA.
Når ansøgningen er behandlet af styrelsen, skal du oprette en refusionsanmodning for at få udgiften til reparationen refunderet.
Refusion inden for samme finansår, når bevillingen er udløbet
Hvis du modtager fakturaen efter bevillingen er udløbet, kan du stadig søge om refusion indenfor samme finansår.
Hvis støtten for eksempel er ydet i foråret, kan du godt søge om refusion senere på året, selvom perioden på bevillingen er udløbet.
Det gælder dog stadig, at der skal være søgt om refusion senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt.
Refusion ved årsskiftet
Ved et årsskifte kan der normalt søges om refusion for bevillinger fra finansåret før indtil medio januar i det nye år. Den præcise dato bliver meldt ud i en nyhed på spsu.dk.
Refusionsanmodning uden for finansåret
Hvis du modtager en faktura efter refusionsfristen i januar, som vedrører en bevilling fra det forrige finansår, kan du stadigvæk søge om refusion.
Når du opretter refusionsanmodningen i SPSA, kommer der et kommentarfelt frem. I kommentarfeltet skal du beskrive årsagen til, at du anmoder om refusion uden for finansåret.
Refusionsanmodningen skal herefter godkendes af styrelsen.
Minusrefusion og kreditnota
Hvis du modtager en kreditnota i forbindelse med returnering af hjælpemidler eller andet, skal beløbet modregnes på den aktuelle bevilling. Det gør du ved at oprette en minusrefusion i SPSA.
Hvis du opdager, at der er sket en fejl i forbindelse med en refusionsanmodning, kan du rette fejlen ved at oprette en minusrefusion. Det kan for eksempel være, at du har søgt om refusion på en forkert bevilling.
Hvis refusionen allerede er udbetalt, bliver beløbet fra minusrefusionen modregnet i den næste udbetaling fra ministeriet.
Læs om minusrefusion og hvordan du opretter en minusrefusion i denne nyhed (spsu.dk)