Hop til indhold
Lyt

Det er uddannelsesstedet, der lægger ud for betaling af støtten og hjælpemidlerne.

Der er tre trin, når du søger om refusion af støtten i SPS2005:

  1. Du får en faktura fra leverandøren og betaler den
  2. Du opretter en refusionsanmodning
  3. Udgiften bliver refunderet

1. Du får en faktura fra leverandøren og betaler den

Når du modtager en faktura fra leverandøren af SPS, skal du tjekke, om fakturaen er korrekt i forhold til den ydelse, der er blevet leveret. Fakturaen skal også sammenholdes med bevillingen i SPS2005. 

Vi kan ikke refundere udgifter, der overstiger det beløb, der er blevet bevilget.

Når fakturaen er tjekket, kan du betale leverandøren.

Fristen på 30 dage må ikke overskrides

For at få refusion skal der være oprettet en refusionsanmodning senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt. Refusionsanmodningen skal også være frigivet indenfor 30-dages fristen. Hvis fristen bliver overskredet, kan vi ikke udbetale refusionen.

2. Du opretter en refusionsanmodning

Når fakturaen er betalt, kan du oprette en refusionsanmodning i SPS2005. Anmodningen skal godkendes af en af dine kolleger for at kunne blive frigivet i systemet.

Vær opmærksom på, at det er uddannelsesstedernes ansvar at opbevare de originale fakturaer fra leverandørerne, da både Rigsrevisionen og styrelsen kan forlange at se de originale fakturaer.

Refusion for hjælpemidler

Inden du kan søge om refusion vedrørende hjælpemidler, skal det registreres i SPS2005, at udlånserklæringen er underskrevet.

Sådan registrer du i SPS2005, at udlånserklæringen er underskrevet - se nederst i vejledingen

Brug bevillingslisten, når du opretter en refusionsanmodning

Du opretter lettest en refusionsanmodning ved at finde bevillingen via menupunktet ”Bevillingsliste” i SPS2005.

Dobbeltklik herefter på den relevante linje. Du kommer nu direkte til den side, som hedder ”Refusionsanmodning”.

Læs trin-for-trin vejledning til, hvordan du opretter og frigiver en refusionsanmodning (pdf)

Se videovejledning til, hvordan du opretter og frigiver en refusionsanmodning (video)

3. Udgiften bliver refunderet

Når vi har refunderet de afholdte udgifter, bliver udbetalingen vist på siden ”Refusionsliste” i SPS2005. Det er muligt at søge på cpr-nummer og overførsels- og støtteperiode. Du kan se både overførte og ikke-overførte refusionsanmodninger på refusionslisten.

Det betyder, at hvis et uddannelsessted har flere institutionsnumre, bliver der udbetalt et antal beløb, der svarer til antallet af institutionsnumre.

Du skal afstemme det udbetalte beløb med refusionslisten i SPS2005. Du kan udskrive refusionslisten for det pågældende institutionsnummer og den relevante overførselsperiode.

Selvom perioden på bevillingen er udløbet inden for et kalenderår, kan du stadig nå at søge om refusion.

Hvis støtten for eksempel er ydet i foråret, kan der godt søges om refusion senere på året, selvom perioden på bevillingen er udløbet.

Det gælder dog stadig, at der skal være søgt om refusion senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt.

Ved et årsskifte kan der normalt søges om refusion af bevillinger fra kalenderåret før medio januar i det nye år. Den præcise dato bliver meldt ud i en nyhed her på spsu.dk.

Hvis du først modtager en faktura efter refusionsfristen i januar, kan du stadig få beløbet refunderet, hvis bevillingen er fra kalenderåret før.

Kontakt os, så vi kan ændre perioden på bevillingen.

Husk, at der stadig skal være søgt om refusion senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt. Du kan kontakte os på sps@stukuvm.dk.

Du kan søge om refusion for instruktionstimer og studiestøttetimer, når timerne er afholdt.Det vil sige, at når underviseren har fået udbetalt løn for instruktionstimer og studiestøttetimer, kan du søge om refusion for lønnen.

Betalingsdatoen er den dag, lønnen er udbetalt. Rammen er et maksimum for det antal timer, den enkelte elev bliver tilbudt, og som Styrelsen for Undervisning og Kvalitet efterfølgende kan refundere.

Det betyder, at hvis der for eksempel kun er behov for seks instruktionstimer ud af en ramme på ti, skal der kun søges om refusion for de seks timer, som faktisk er afholdt.

Når du søger om refusion vedrørende studiestøttetimer eller instruktionstimer afholdt på hold, skal der tages højde for de "stordriftsfordele", der er forbundet med at tilrettelægge støtten på den måde.

Styrelsen for Undervisning og Kvalitet yder refusion for det faktiske timeforbrug. Udgifterne for de afholdte timer skal derfor fordeles mellem de enkelte elevers bevillinger, når du søger om refusion.

Et hold kan bestå af to til flere deltagere. Uddannelsesstedet kan vælge at bemande holdet med en eller flere støttegivere, afhængig af holdets størrelse, deltagernes vanskeligheder og indholdet.

Læs mere om støtte på hold og se en model for udregning af antal timer, der kan søges om refusion for på spsu.dk.

Hvis du modtager et hjælpemiddel, som eleven eller den studerende ikke afhenter eller ikke mener, at der er brug for, skal det sendes retur til leverandøren.

Leverandøren modtager hjælpemidlet, lægger det tilbage på lageret og registrerer det som returneret i SPS2005.

Når du modtager fakturaen, skal den betales iht. de gældende regler, og du kan søge om refusion i SPS2005 som normalt.

Det er ikke muligt at søge om refusion, når den studerende ikke har underskrevet udlånserklæringen. I de tilfælde hvor et hjælpemiddel er sendt retur, men der er kommet en faktura, må du dog gerne markere for modtaget udlånserklæring i SPS2005. Der skal laves et notat på elevens eller den studerendes sag om, at hjælpemidlerne er sendt retur og at udlånserklæringen derfor ikke er underskrevet.

Hvis du modtager en kreditnota i forbindelse med returnering af hjælpemidler eller andet, skal den modregnes på den aktuelle bevilling.

Det gør du ved at oprette en minus-refusionsanmodning. Du opretter en minus-refusionsanmodning ved at oprette en refusionsanmodning og sætte minus foran beløbet. Herefter skal refusionsanmodningen frigives af en kollega. På denne måde bliver beløbet ført tilbage på den oprindelige bevilling og beløbet bliver modregnet i den næste udbetaling.

Du vil enten få en faktura på en reparation, hvis fejlen har kunnet udbedres, eller en faktura på et nyt hjælpemiddel.

Uddannelsesstedet skal betale fakturaen og kan efterfølgende få refusion.

Du skal oprette en ansøgning og skrive i ansøgningen, hvilket udstyr der er blevet repareret, for eksempel ´Reparation af pc´. Du skal også oplyse fakturabeløbet eksklusiv moms. Fakturaen skal vedhæftes i SPS2005.

Når ansøgningen er behandlet af styrelsen, skal du oprette en refusionsanmodning for at få udgiften refunderet.
Sidst opdateret: 22. marts 2021