Refusion af udgifter

Når vi har refunderet de afholdte udgifter, bliver udbetalingen vist på siden ”Refusionsliste” i SPS2005. Det er muligt at søge på cpr-nummer og overførsels- og støtteperiode. Du kan se både overførte og ikke-overførte refusionsanmodninger på refusionslisten.

Det betyder, at hvis et uddannelsessted har flere institutionsnumre, bliver der udbetalt et antal beløb, der svarer til antallet af institutionsnumre.

Du skal afstemme det udbetalte beløb med refusionslisten i SPS2005. Du kan udskrive refusionslisten for det pågældende institutionsnummer og den relevante overførselsperiode.

Du kan søge om refusion for instruktionstimer, studiestøttetimer og faglige støttetimer, når timerne er afholdt. Det vil sige, at du kan søge om refusion, når underviseren har fået udbetalt løn for instruktionstimer, studiestøttetimer og faglige støttetimer.

Betalingsdatoen er den dag, lønnen er udbetalt. Rammen er et maksimum for det antal timer, den enkelte elev eller studerende bliver tilbudt, og som styrelsen efterfølgende kan refundere.

Det betyder, at hvis der for eksempel kun er behov for tre instruktionstimer ud af en ramme på seks, skal der kun søges om refusion for de tre timer, som faktisk er afholdt.

Uddannelsesstedet skal kunne dokumentere afholdte timer også i de tilfælde, hvor uddannelsesstedet selv varetager støtten. Dokumentationen er nødvendig for at sikre, at uddannelsesstedet ikke søger refusion for flere timer, end der er afholdt.

Uddannelsesstedet eller leverandøren skal til enhver tid kunne fremvise dokumentation for afholdte timer til styrelsen, eksempelvis i forbindelse med tilsyn eller genansøgning.

Når du søger om refusion vedrørende studiestøttetimer eller instruktionstimer afholdt på hold, skal der tages højde for de "stordriftsfordele", der er forbundet med at tilrettelægge støtten på den måde.

Styrelsen for Undervisning og Kvalitet yder refusion for det faktiske timeforbrug. Udgifterne for de afholdte timer skal derfor fordeles mellem de enkelte elevers bevillinger, når du søger om refusion.

Et hold kan bestå af to til flere deltagere. Uddannelsesstedet kan vælge at bemande holdet med en eller flere støttegivere, afhængig af holdets størrelse, deltagernes vanskeligheder og indholdet.

Læs mere om støtte på hold og se en model for udregning af antal timer, der kan søges om refusion for på spsu.dk.

Du kan søge om refusion for de timer, som støttelæreren bruger i forbindelse med deltagelse i en workshop (lønudgiften). Når støttelæreren har fået udbetalt løn for den arbejdstid, der er brugt til deltagelse i en workshop, kan du søge om refusion for 3 timer. Betalingsdatoen er den dag, lønnen er udbetalt.

Uddannelsesstedet skal kunne dokumentere, at støttelæreren har deltaget i en workshop.

Når en studiementor har deltaget i en workshop, sender leverandøren en faktura, som dækker studiementors løn i forbindelse med deltagelse i en workshop. Når du har betalt fakturaen, kan du søge om refusion i SPS2005.

Leverandøren sender faktura for workshops direkte til styrelsen, og du kan derfor ikke se en bevilling til workshop i SPS2005.

Uddannelsesstedet eller leverandøren skal til enhver tid kunne fremvise dokumentation for afholdte timer til styrelsen, eksempelvis i forbindelse med tilsyn eller genansøgning.

Du kan søge om refusion for de timer, som støttelæreren bruger i forbindelse med deltagelse i individuel supervision (lønudgiften). Når støttelæreren har fået udbetalt løn for den arbejdstid, der er brugt til deltagelse i individuel supervision, kan du søge om refusion. 

Betalingsdatoen er den dag, lønnen er udbetalt. Du kan kun søge om refusion for det faktiske antal timer, der er blevet brugt til supervision. Det betyder, at hvis støttelæreren kun har deltaget i en times supervision, kan du kun søge om refusion for en time, selvom der er bevilget 3 timer.

Uddannelsesstedet skal kunne dokumentere, at støttelæreren har deltaget i individuel supervision.

Når en studiementor har deltaget i supervision, sender leverandøren en faktura, som dækker studiementors løn i forbindelse med deltagelse i individuel supervision. Når du har betalt fakturaen, kan du søge om refusion i SPS2005.

Uddannelsesstedet eller leverandøren skal til enhver tid kunne fremvise dokumentation for afholdte timer til styrelsen, eksempelvis i forbindelse med tilsyn eller genansøgning.

Du vil enten få en faktura på en reparation, hvis fejlen har kunnet udbedres, eller en faktura på et nyt hjælpemiddel.

Uddannelsesstedet skal betale fakturaen og kan efterfølgende få refusion.

Du skal oprette en ansøgning og skrive i ansøgningen, hvilket udstyr der er blevet repareret, for eksempel ´Reparation af pc´. Du skal også oplyse fakturabeløbet eksklusiv moms. Fakturaen skal vedhæftes i SPS2005.

Når ansøgningen er behandlet af styrelsen, skal du oprette en refusionsanmodning for at få udgiften refunderet.

Selvom perioden på bevillingen er udløbet inden for et kalenderår, kan du stadig nå at søge om refusion.

Hvis støtten for eksempel er ydet i foråret, kan der godt søges om refusion senere på året, selvom perioden på bevillingen er udløbet.

Det gælder dog stadig, at der skal være søgt om refusion senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt.

Ved et årsskifte kan der normalt søges om refusion af bevillinger fra kalenderåret før medio januar i det nye år. Den præcise dato bliver meldt ud i en nyhed her på spsu.dk.

Hvis du først modtager en faktura efter refusionsfristen i januar, kan du stadig få beløbet refunderet, hvis bevillingen er fra kalenderåret før.

Kontakt os, så vi kan ændre perioden på bevillingen.

Husk, at der stadig skal være søgt om refusion senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt. Du kan kontakte os på sps@stukuvm.dk.

Hvis du modtager et hjælpemiddel, som eleven eller den studerende ikke afhenter eller ikke mener, at der er brug for, skal det sendes retur til leverandøren.

Leverandøren modtager hjælpemidlet, lægger det tilbage på lageret og registrerer det, som returneret i SPS2005.

Når du modtager fakturaen, skal den betales iht. de gældende regler, og du kan søge om refusion i SPS2005. I de tilfælde hvor et hjælpemiddel er sendt retur og leverandøren har sendt en faktura, må du gerne markere for modtaget udlånserklæring i SPS2005. Der skal laves et notat på elevens eller den studerendes sag om, at hjælpemidlerne er sendt retur og at udlånserklæringen derfor ikke er underskrevet.

Bortset fra ovenstående eksempel er det er ikke muligt at søge om refusion, hvis eleven eller den studerende ikke har underskrevet udlånserklæringen.

Hvis du modtager en kreditnota i forbindelse med returnering af hjælpemidler eller andet, skal den modregnes på den aktuelle bevilling.

Det gør du ved at oprette en minus-refusionsanmodning. Du opretter en minus-refusionsanmodning ved at oprette en refusionsanmodning og sætte minus foran beløbet. Herefter skal refusionsanmodningen frigives af en kollega. På denne måde bliver beløbet ført tilbage på den oprindelige bevilling og beløbet bliver modregnet i den næste udbetaling.