Der er seks trin, når du ansøger om hjælpemidler til en elev:
- Skolen identificerer et støttebehov hos eleven og opretter en ansøgning
- Styrelsen behandler skolens ansøgning
- Skolen læser styrelsens afgørelse og bestiller hjælpemidlet
- Styrelsens leverandør sender hjælpemidlet og faktura til skolen
- Skolen anmoder styrelsen om refusion
- Styrelsen udbetaler tilskuddet
1. Skolen identificerer et støttebehov hos eleven og opretter en ansøgning
Når du har identificeret et støttebehov hos en elev, er det vigtigt, at du indhenter samtykke fra en af elevens forældre eller værge, inden du opretter en ansøgning i SPS2005.
Find samtykke til indgivelse af ansøgning om SPS (samtykkeblanketten) (spsu.dk)
Hvis eleven ikke har adgang til en pc eller Mac, kan du ansøge om en computer. En af elevens forældre eller værge skal skriver under på, at eleven ikke har adgang til en computer, som kan bruges til skolebrug. Her skal du bruge vores it-blanket. It-blanketten skal vedhæftes i SPS2005 samtidig med, at du ansøger om computeren.
Læs om, hvilke hjælpemidler du kan søge og krav til dokumentation (spsu.dk)
Læs trin-for-trin vejledning til, hvordan du opretter en ansøgning (spsu.dk)
Se videovejledning til, hvordan du opretter en ansøgning (spsu.dk)
Du kan med automatisk tildeling slippe for ventetiden i sagsbehandlingen, når du ansøger om IntoWords til ordblinde elever, der er testet med Ordblindetesten. Du skal vedhæfte Ordblindetesten i SPS2005 som dokumentation, når du ansøger om IntoWords.
Læs trin-for-trin vejledning til, hvordan du opretter en ansøgning med automatisk tildeling af IntoWords (spsu.dk)
Se videovejledning til, hvordan du opretter en ansøgning med automatisk tildeling af IntoWords (spsu.dk)
2. Styrelsen behandler skolens ansøgning
Styrelsen behandler ansøgningen og du kan finde afgørelsen i SPS2005. Eleven modtager et brev med digital post med afgørelsen.
3. Skolen læser styrelsens afgørelse og bestiller hjælpemidlet
Du kan læse styrelsens afgørelse i SPS2005.
Se videovejledning til, hvordan du læser afgørelsen (spsu.dk)
Når ansøgningen er godkendt, skal du bestille hjælpemidlet hos leverandøren. Du bestiller hjælpemidlet hos den leverandør, som styrelsen har anvist i bevillingen i SPS2005.
Hjælpemidler skal altid leveres til skolens adresse.
Læs trin-for-trin vejledning til, hvordan du bestiller hjælpemidlet (spsu.dk)
Se videovejledning til, hvordan du bestiller hjælpemidlet på (spsu.dk)
4. Styrelsens leverandør sender hjælpemidlet og faktura til skolen
Styrelsen leverandør sender hjælpemidlet til skolen med posten. Hvis der er bevilget IntoWords sender Atea en mail med login-oplysninger til flexvalgsportalen. På FlexValg kan du eller eleven downloade programmet til elevens computer.
Link til FlexValg (sps.flexvalg.dk)
Styrelsens leverandør sender efter levering en faktura til skolen.
Når du udleverer hjælpemidlet til eleven, skal en af elevens forældre udfylde og underskrive en udlånserklæring. Hvis eleven er over 18 år, kan eleven selv underskrive udlånserklæringen. Udlånserklæringen skal opbevares på skolen.
Du finder udlånserklæringen (spsu.dk)
5. Skolen anmoder styrelsen om refusion
Inden du betaler fakturaen fra leverandøren, skal du tjekke, om fakturaen er korrekt i forhold til den ydelse, der er blevet leveret. Fakturaen skal også sammenholdes med bevillingen i SPS2005. Vi kan ikke refundere udgifter, der overstiger det beløb, der er blevet bevilget.
Når du har kontrolleret fakturaen, kan du betale leverandøren. Når fakturaen er betalt, skal du anmode styrelsen om refusion for udgiften i SPS2005. Anmodningen skal frigives af en kollega. Det er vigtig, at refusionsanmodningen er oprettet og frigivet senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt.
Læs om refusion af udgifter (spsu.dk)
Læs trin-for-trin vejledning til, hvordan du opretter og frigiver en refusionsanmodning (spsu.dk)
Se videovejledning til, hvordan du opretter og frigiver en refusionsanmodning på (spsu.dk)
6. Styrelsen udbetaler tilskuddet
Herefter udbetaler styrelsen tilskuddet.
Hvis hjælpemidlet ikke bliver bevilget
Der kan være flere grunde til, at ansøgningen ikke bliver godkendt. Ofte handler det om, at de oplysninger, som vi har fået, er mangelfulde.
Det er muligt for eleven eller forældrene at klage over afgørelsen.
Administration af hjælpemidler
Hvis en ny elev medbringer hjælpemidler
Hvis skolen modtager en elev fra en fri grundskole, en efterskole eller en fri fagskole kan elevens hjælpemidler blive flyttet med.
Skolen skal søge om overflytning af hjælpemidlerne via en ansøgning i SPS2005.
Du skal oplyse i ansøgningen, at eleven har hjælpemidler med, som skal overflyttes til den nye skole. På denne måde bliver udlånet af hjælpemidlerne forlænget og styrelsen kan følge de bevilgede hjælpemidler fra skole til skole.
Hjælpemidler, der er bevilget på en kommunal folkeskole, kan ikke overflyttes.
Eleven kan tage hjælpemidlerne med til en ny uddannelse
Hvis eleven skifter til en anden fri grundskole, efterskole, fri fagskole eller en ungdomsuddannelse, kan eleven tage hjælpemidlerne med.
Eleven skal bede det nye uddannelsessted om at søge om en overflytningsbevilling her i styrelsen.
Hjælpemidlerne skal afleveres ved skift til kommunal folkeskole
Hvis eleven har fået bevilget hjælpemidler på en fri grundskole eller en efterskole og flytter til en kommunal folkeskole, skal hjælpemidlerne afleveres på den gamle skole, inden eleven stopper.
Skolen skal returnere hjælpemidlerne til leverandøren.
Sådan får du en returlabel fra Atea
Hvis en elev stopper på skolen og fortsætter på en kommunal folkeskole, skal hjælpemidlet sendes retur.
It-hjælpemidler, der er bevilget til ordblinde elever, skal retur til Atea.
Du kan bestille en returlabel hos Atea på flexvalgsportalen (sps.flexvalg.dk)
Hvis hjælpemidlet bliver stjålet
Hvis en elev får stjålet et hjælpemiddel, der er bevilget af styrelsen, betaler vi for et nyt hjælpemiddel.
Du skal oprette en ny ansøgning i SPS2005 og søge om at få hjælpemidlet erstattet. Ansøgningen opretter du på samme måde, som når du søger om hjælpemidler. Du skal vedhæfte politianmeldelsen til ansøgningen i SPS2005.
Styrelsen bevilger et tilsvarende hjælpemiddel, som skolen kan købe hos den anviste leverandør.
Uanset om hjælpemidlet er blevet stjålet i hjemmet eller på skolen, skal tyveriet ikke anmeldes til forsikringen, men til politiet.
Reparation af computer
Hvis eleven oplever problemer med computeren, skal skolen kontakte Atea, som vurderer, om computeren skal sendes til reparation.
Hvis hjælpemidlet skal til reparation hos Atea, skal du lave en aftale med dem.
Kontaktoplysninger til Atea (spsu.dk)
Husk at sikkerhedskopiere
Eleven kan ikke forvente at få den samme computer tilbage. Det er derfor meget vigtigt, at eleven løbende laver sikkerhedskopier af vigtige dokumenter.
Refusion i forbindelse med reparation af hjælpemiddel
Du vil enten få en faktura på en reparation, hvis fejlen har kunnet udbedres, eller en faktura på et nyt hjælpemiddel.
Skolen skal betale fakturaen og kan efterfølgende få refusion.
Du skal oprette en ansøgning og skrive i ansøgningen, hvilket udstyr der er blevet repareret, for eksempel ´Reparation af pc´. Du skal også oplyse fakturabeløbet eksklusiv moms. Fakturaen skal vedhæftes i SPS2005.
Når ansøgningen er behandlet af styrelsen, skal du oprette en refusionsanmodning for at få udgiften refunderet.
Se trin-for-trin vejledning til, hvordan du opretter en refusionsanmodning (spsu.dk)
Se videovejledning til, hvordan du opretter en refusionsanmodning (spsu.dk)