Før du kan søge om refusion hos styrelsen er der en række ting, du skal være opmærksom på:
- Fakturaen skal kontrolleres
Inden du betaler fakturaen skal du kontrollere, om fakturaen er korrekt i forhold til det, der er leveret. Du skal også sammenholde fakturaen med bevillingen i SPS2005.
- Fakturaen skal være betalt
Du skal kontrollere, at fakturaen er betalt inden du opretter en refusionsanmodning. Du skal også vide, hvilken dato fakturaen er betalt.
Bemærk: Det er en betingelse for at opnå refusion, at der er oprettet en refusionsanmodning, samt at refusionsanmodningen er frigivet, senest 30 dage efter, at fakturaen er betalt.
- Udlånserklæringen skal være underskrevet
Du skal sørge for, at eleven/den studerende underskriver en udlånserklæring, når de får udleveret hjælpemidler. Du skal registrere i SPS2005, at eleven/den studerende har underskrevet en udlånserklæring, før du kan søge om refusion vedrørende hjælpemidler – se nederst i vejledningen.
Find udlånserklæringen på spsu.dk
Du kan læse mere om refusion af udgifter på spsu.dk
Opret en refusionsanmodning
På forsiden af SPS2005 kan du vælge mellem en række forskellige menupunkter i venstre side af skærmen.
- Tryk på menupunktet ´Bevillingsliste (bvli)´.
- Tast CPR-nummer i feltet ´CPR-nr.´.
- Tryk på ´Hent´-knappen nederst på skærmen. Du får nu en liste frem med alle elevens/den studerendes bevillinger.
- Dobbeltklik på den den bevillingslinje (produkt), som du vil søge om refusion for. Når du har dobbeltklikket på den valgte linje kommer du direkte til skærmbilledet ´Refusionsanmodning (refan)'.
- I feltet ´Referencenr./fakturanr.´ kan du indtaste en valgfri tekst (fx leverandørens fakturanummer).
- Tast den måned og år (MMÅÅ), hvor bevillingen er gældende fra, i feltet ´Periode fra´. Se eventuelt feltet ´Startdato´ øverst i skærmbilledet.
- Tast indeværende måned (MMÅÅ) i feltet ´Periode til´. Perioden må dog ikke overskride den måned og år (MMÅÅ), hvor bevillingen er gældende til. Se eventuelt feltet ´Slutdato´ øverst i skærmbilledet.
- Eksempel: Bevillingen er gældende fra 0119-0619. Fakturaen er betalt den 31.07.19 og du opretter en refusionsanmodning den 15.08.19. I dette tilfælde skal du taste 0119 i kolonnen ´Periode fra´ og 0619 i kolonnen ´Periode til´. I betalingsdato taster du 31.07.19.
- Tast fakturaens betalingsdato i feltet ´Betalingsdato´.
- Tast fakturabeløbet eksklusiv moms i feltet ´Beløb eksklusiv moms´.
- Tast det momsbeløb, der fremgår af fakturaen, i feltet ´Moms´. Hvis beløbet er eksklusiv moms skal du taste ´0´.
- Tryk på ´Opdater´-knappen nederst på skærmen. Hvis du har oprettet refusionsanmodningen rigtigt, kommer der følgende besked nederst til venstre på skærmen: Din indtastning er godkendt og afventer nu frigivelse af en anden bruger. Alle andre former for beskeder nederst på siden betyder, at refusionsanmodningen endnu ikke er blevet oprettet. Hvis du får en fejlmeddelelse, skal du rette fejlen og trykke på ´Opdater´-knappen igen.
Refusionsanmodningen skal nu frigives af en regnskabsbemyndiget medarbejder på uddannelsesstedet. Du kan ikke frigive de refusionsanmodninger, du selv har oprettet.
Frigiv en refusionsanmodning
- Tryk på menupunktet ´Frigivelsesliste (frigl)´.
- Tast brugernavnet på den medarbejder, der har oprettet refusionsanmodningen, i feltet ´Brugerid´.
- Tryk på ´Hent´-knappen nederst på skærmen. Du får nu en liste frem over alle de refusionsanmodninger brugeren har oprettet. Du kan også vælge, at taste uddannelsesstedets 4-cifrede institutionsnummer i feltet ´Udd.sted´. Så får du en liste frem over alle de refusionsanmodninger, der ligger til frigivelse.
- Dobbeltklik på den valgte linje (refusionsanmodning). Når du har dobbeltklikket på den valgte linje kommer du til skærmbilledet ´Frigiv – Refusionsanmodning (refan)´. Kontroller, at de indtastede oplysninger er korrekte i henhold til bilaget (fx fakturaen).
- Tryk på ´Frigiv´-knappen, når du har godkendt de indtastede oplysninger. Når refusionsanmodningen er frigivet kommer der følgende meddelelse nederst til venstre på skærmen: Du har nu gennemført frigivelsen. Refusionen vil blive udbetalt den førstkommende fredag via NemKonto til uddannelsesstedets låste specifikke bankkonto i Danske Bank.
Registrer underskrevet udlånserklæring i SPS2005
- Tryk på menupunktet ´SPS modtager, ret (rspm)´.
- Tast CPR-nummer i feltet ´CPR-nr.´.
- Tryk på ´Hent´-knappen nederst på skærmen. Du får nu elevens/den studerendes stamoplysninger frem.
- I feltet ´Undskr´ vælger du ´Ja´ for underskrevet udlånserklæring ved at trykke på pilen ved at trykke på pilen til højre i feltet.
- Tryk på ´Opdater´-knappen nederst på skærmen. Der kommer nu følgende meddelelse nederst til venstre på skærmen: SPS-modtager er rettet.
Hjælp-knap
Hvis du har brug for yderligere hjælp, kan du trykke på ´Hjælp´-knappen nederst i hvert enkelt skærmbillede.